「プロジェクト管理の要！課題管理を徹底解説！」について書いていきたいと思います。
・課題管理表で、どんな項目を管理すれば良いの？
ということをもう少し詳しく知りたい人は必見です！
就活とかしていても、TO DOとしてやらなければならないことの他に、解決しておかないといけない課題が出てくると思います。
例えば、
- エントリーシートの内容を他の候補者より差別化する
- A社の面接向けにアピールポイントを見直しする
など、気になることが日々出てくると思います。
一人で活動する就活であれば、個人でメモ等で管理すれば良いかも知れません。
また、そういったことを放置しておくと、後になって「やり残しているけどどうしよう」ということになりがちですよね。
一方、多くの人がかかわるコンサルティングの仕事では、小さな課題でもプロジェクトのメンバーと共有し、一つ一つ解決していくことが重要になります。
そこで活躍するのが課題管理です。
今回は「プロジェクト管理の要！課題管理を徹底解説！」について紹介してきたいと思います。
コンテンツ
1. 課題管理って何をするの？
コンサルティングの仕事は事業の戦略を策定するような仕事に始まり、事業を支えるERPパッケージの導入支援等様々な仕事があります。
これらの仕事をプロジェクトという単位で、運営管理します。
プロジェクトを進めていくと、
- 前回セッションで議論した成長領域の定義が不明確じゃないか
- 業務プロセスの構造のレベルの定義がチーム内で合意されていないのではないか
- システムの受注管理の機能が要件と一部ズレていないか
など、様々な課題が発生します。
このプロジェクトで発生する課題を管理することが課題管理です。
課題管理のポイントは以下の3点です。
- 発生する課題をチーム内で共有する
- 課題を解決する担当者・期限・方針を決定する
- 課題の解決状況を見える化する
これらについて詳細をみていきましょう。
1.発生する課題をチーム内で共有する
プロジェクトは、2-3人で実施する小規模なものから、システム開発のように数百人を超えるようなプロジェクトまで大きさはさまざまですが、複数の人が同時に作業を進めていきます。
すると、様々な場面で未検討のことや、チーム間での相違等解決しなければならない課題が発生します。
また、プロジェクトの開始当初は、未検討のことが沢山あり、不明確なことを調整しながら、一つ一つ解決していかなければなりません。
複数人で進めるプロジェクトで、こういった課題がバラバラに管理されていては、多くの無駄が発生します。
一人が解決すれば良いことを複数にで検討していたり、課題を解決する前に着手したため作業の手戻りが発生してしまう等です。
こういった混乱を起こさないためにも、課題を一覧としてチーム内で共有することが重要です。
2.課題を解決する担当者・方針・期限を決定する
発生した課題を共有しただけでは、プロジェクトは進みません。
共有した課題について、一つ一つ解決を担当する責任者を決めます。
つまりその課題について「誰がボールを持つか」を明確にします。
その上で、どのような方向性で解決策を検討するのか、可能であれば検討の大まかな手順等を検討します。
それぞれが勝手に検討してしまうより、仮説として方向性を決めておく事で作業を効率的に進められます。
最後に、期日を決めます。
期日をあいまいにしておくといつまでたっても課題の検討が先送りになってしまいます。
これらの課題の管理に当たっては、具体的な検討、プロジェクトの全体の整合性、期日を明確にする等「SMART」な視点で検討することが重要です。
※SMARTについては、是非以下の記事を読んでみて下さい
3.課題の解決状況を見える化する
役割が決まったら、課題の検討状況がどのような状況になっているのか、見える化します。
特に解決していない課題がどれだけあるかを見える化します。
- 今週、来週で検討期限が到来する課題は何か？
- 検討期限が過ぎてしまっている課題はいくつあるのか？
- 期限が過ぎて数週間過ぎている課題は何か？
といったことをチーム内で共有し、課題の整理やアサインの割り振りの見直し行います。
2.課題管理表って何？
まさしく、課題を管理する一覧表です。
あまり複雑にすると管理のための管理が大変となり、課題管理自体が課題になるなんてこともあったりします。
そこで、なるべくシンプルに管理をします。
- どのような課題がいつ発生したのか
- 課題は誰が責任を持って、いつまでに解決するのか
- 課題をどのように解決したのか
といった内容です。
プロジェクトによって多少異なりますが、以下のような表をEXCELで作成して、チーム内で共有します。
※5W2Hの視点で課題を管理することが重要です。以下の記事も是非読んでみて下さい
3.課題管理表をどうやって使うのか？重点ポイント５選！
課題管理表を作っただけでは、プロジェクトは進みません。
課題管理表の有効な使い方を5点紹介します。
1.発見者が課題を起票する
自分が解決しようと思うと、中々課題管理表に起票することをためらってしまいます。
「管理される仕事が増えるから、ちょっと放っておこう」となりがちです。
そこで、ルールとして、課題に遭遇して発見した人が課題を起票するということにすることをお勧めします。
課題管理表をもとに、週次の定例会議やリーダー会議等で「誰が球を持つか」を別途検討します。
こうすることで、タイムリーに課題を発見するとともに、適任者が問題解決することができるようになります。
2.リアルタイムに課題を共有する
比較的少人数のプロジェクトであったり、スコープが多岐にわたらないプロジェクトでは、EXCELで作成した表を社内のファイルサーバーやTeams等で管理、共有すれば良いと思います。
しかし、大人数のプロジェクトでサブチームもたくさん出てくるとEXCELでタイムリーに多くの課題を管理することは困難になります。
そこで、Redmineのようなツールを活用し、リアルタイムに課題の管理を行うことで、プロジェクト管理が非常に効率的に進むようになります。
Redmineは、オープンソースのプロジェクト管理・課題管理ソフトウェアです。
（https://redmine.jp/）
システム開発等のプロジェクトでは一般的ですが、是非、コンサルティングのプロジェクトでも活用してみて下さい。
3.定期的に進捗を確認する
プロジェクトのメンバーは、通常はWBS（Work Breakdown Structure）で決めている作業を進めています。
そこで、課題をアサインされても、ついつい放置しがちになることが良くあります。
週次の進捗会議等で、放置されている課題を確認し、期日を過ぎてしまってもオープンステータスな状態の課題を無くしていきます。
※WBSについては、以下の記事を是非読んでみて下さい。
4.課題管理表は正確に記述する
課題管理表にはなるべくきちんと正確に記載します。
課題管理表を全てのプロジェクトメンバーが読みます。
特に、大人数のプロジェクトでは、課題を全メンバーで共有するような会議体は持つことは実質的にできません。
そのため、課題管理表には読んだだけで理解できるように記載することが重要です。
「ちょっと面倒だなー」と思われるかもしれません。
しかし、曖昧に書いているとかえって後から質問が来たり、改めて説明が必要になったりとかえって工数がかかってしまいます。
5.課題を定期的に棚卸する
課題管理表は発見者が起票するのが良いと推奨しましたが、放っておくと課題管理表の中身は煩雑なっていきます。
そこで、課題管理表の中身は定期的に棚卸しておくことが必要になります。
- 重複した課題があれば、一本化する
- 関連する課題があれば、紐づけるか統合する
- 複雑な課題があれば、分離して検討をしやすくする
プロジェクト全体で利用する課題管理表なので、極力読んだだけで分かる状態を維持することが重要です。
4.まとめ
若手のコンサルタントの人は、この課題管理表の維持管理を任されることが多いです。
プロジェクトメンバーが読みやすく、状況を正確に把握できるよう、メンテナンスしていきます。
はじめのうちは、事務的な作業が面倒だなと思うかもしれません。
しかし、課題管理は、様々な場面で活用できる仕組みです。
そのため、この課題管理の仕方やコツを早期につかんむことは若手コンサルタントにとっては重要です。
