「箇条書きで重要な５つのポイント」について書いていきたいと思います。
・資料作成で気を付けることってなに？
ということをもう少し詳しく知りたい人は必見です！
コンサルティングの現場関係なく、様々な会社で「さっきの打ち合わせの内容を箇条書きでいいから簡単にまとめておいて」なんて上司から指示があったりするかと思います。
箇条書きについては、以下2点の観点を満たす必要があります。
- ”一目見て読む人に理解してもらえるように書く”という内容の観点
- “この箇条書きはよく考えられている“という見た目の美しさを追及するという観点
そこで、今回は「箇条書きで重要な５つのポイント」をご紹介していきたいと思います。
コンテンツ
1.３、５、７の法則を使う
「箇条書きって何個書くのが良いの？」と、よく聞かれます。
それは、目的や内容にもよりますが、私は、３、５、７個くらいに収まるように気を付けています。
３個はちょっと少ないのですが、プレゼンテーションなどで初めて話を聞くような方に説明する場合は、なるべく少なめにポイントをお話しするために３個にこだわって整理するようにしています。
あまり1度に多くの情報量をお話ししても、なかなか覚えてもらうことが難しいからです。
では、なぜ５、７個なのでしょうか。
これはご存じの方も多いと思いますが、“マジカルナンバー“を意識しています。
“マジカルナンバー”とは、アメリカの認知心理学者のジョージ・ミラーさんが、1956年に書いた論文に「The Magical number seven, plus or minus two: some limits on our capacity for processing information」というタイトルのものがあります。
人が一度聞いた際に、その直後に再生できる情報量の限界が７±２というものです。
この７つの法則は色々なところで紹介されておりますが、私もこの７つにこだわっています。
ただ、７±２ではありますが、７＋２の９は少し情報量が多すぎるように思い、私は最大7個と決めています。
そこで、５もしくは７に収まるよう、箇条書きで資料を作成するときは結構こだわっています。
あと、３、５、７の奇数にこだわっているのは、見た目の美しさもあります。
中身重視といえども、見た目が美しければ、それだけ記憶にも定着しやすいと思っています。
もしかすると俳句や短歌の「５」と「７」にも通じるものがあるのかもしれません。
2.内容はMECEを心がける
よくコンサルタントの人が使う言葉に「MECE（ミーシーと読みます）」というものがあります。
これは、経営コンサルティングファームとして有名なマッキンゼー・アンド・カンパニーに所属していたバーバラ・ミントさんが考案した考えとのことですが、要は「漏れなく、ダブりなく」ということです。
箇条書きで書いた一つ一つの内容が、それぞれ独立していることが重要ですし、全ての項目で今回主張したい内容の全てを漏れなく表現していなければなりません。
そのため、以下について書き始める前にじっくり考えることが重要です。
- そのページで記載しなければならないメッセージは何か
- それをMECEにカバーするためには何を記載しなければならないか
分かりやすい例だと、「東」「西」「南」「北」と言おうとしたとき、一つ忘れて「東」「南」「北」と書いてしまったらどうでしょう？
何で「西」がないのとなりますよね？
MECEに書いておかないと、個々の内容以前に「なんでこれがないの？」となってしまうので、十分に注意が必要です。
3.文章の長さは同じくらいにする
箇条書きの資料を見せられて、２行にも３行にも及ぶ長い文章がある一方で、1行にも満たない文章のものもあると、「作りかけの適当な資料だな・・・。」という先入観を与えてしまいます。
一度そのような先入観を持たれてしまうと、一つ一つの内容を否定的に読まれてしまうことが多々あります。
「先ずは内容が重要で、文章の長さは二の次でしょ？」と思われる方も多いかもしれません。
しかし、結構この見た目が与える印象がとても重要です。
内容と合わせて、十分に文章の長さが均一になるように推敲することも重要となります。
4.文章の粒度を統一させる
文章の粒度って少し分かりにくいかもしれませんが、文章で記載している内容のレベル感と言えばよいでしょうか、単位、大きさのことを指します。
例えば、「貴社の業務上の課題は」と言って箇条書きで列挙したりしますが、企業全体の課題を説明しているものもあれば、一個人の働き方の課題を書いてあるものがあったりと、玉石混淆に様々なものが混在していたらどうでしょうか？
読み手・聞き手としては、そもそも、誰に対して何のメッセージを言おうとしているかがわからなくなると思います。
よって、自分が資料の中でどのようなメッセージを主張したいのかをよく考え、どの観点に沿って粒度を合わせて記載するかも慎重に検討することが重要になります。
5.言い回しは揃える
「体言止め」や「です・ます体」、「だ・である体」など言い回しはたくさんあります。
箇条書きであれば当然のことながら、全ての文章の言い回しは統一されていなければなりません。
結構、書き方に困ってくると都合の良い「体言止め」が時々登場してきます。
また、語感についても同様です。
全ての文章が同じような語感で書かれ、同じリズムで読めるようにしておくことで、すんなりと読み手・聞き手の人の頭の中に入ってくことと思います。
6.まとめ
一般に箇条書きは簡易に物事を整理するのに便利と思われている場合もありますが、経営コンサルタントが報告書やプレゼンテーションで箇条書きを使用する場合は結構気を付けて作成しています。
分かりやすいだけに、手を抜くと直ぐにボロが出てしまいます。
絵や図などで表現することもテクニックが必要ですが、箇条書きを作成する際も相応のスキルが要求されます。
私はパソコンに入力して推敲する前に、一旦紙に関連するキーワードを書き出して、どのようなメッセージを伝えるか、どのような項目に収束させていていくかを頭で考えながら、いくつかの素案を書き出していきます。
その上で、ある程度まとまりが見えてきたところで、パソコンに入力して、細部を推敲して何度も見直しをしております。
ご興味がある方は、杉野 幹人さんの「超・箇条書き 「10倍速く、魅力的に」伝える技術」も読んでみてください。
