今回は「経営コンサルタントが教えるWEB会議の効率的な進め方」をについて紹介していきたいと思います。
・パソコンで顔出しして打ち合わせとか恥ずかしい・・・
という悩みを抱えた人は必見です！
最近はコロナウィルスの非常事態宣言もあり、テレワークが急速に進んでいますね。
ZOOMなどを利用したWEB会議もだんだん浸透してきているように思います。
会社によっては、皆がWEB会議し始めたらネットワークの容量が足りなくなって、設備投資が発生している会社もあるようです。
ただ、このWEB会議は慣れないとなかなか、うまく打ち合わせをするのが難しいですよね。
経営コンサルタントの人たちは、以前からフリーアドレスでの勤務形態をとっているファームは多いです。
社内の打ち合わせをしたり、クライアント先に行かない時は、家など効率的に作業できる場所で作業をしていることも多いです。
その方が邪魔も入らず効率も良いですし、移動に無駄な時間をかけなくてもよくなります。
そのため、以前より電話での会議を行っていました。
今回のコロナウィルスの影響で在宅勤務となっても、私たちの働き方にはあまり大きな影響なく、スムーズに対応ができたと思います。
そこで、今回は「経営コンサルタントが教えるWEB会議の効率的な進め方！」についてご紹介したいと思います。
コンテンツ
1. 準備編
準備編でのポイントは以下になります。
- 事前にスケジュールを決める
- WEB会議の映像の背景
- 身だしなみを整える
- 事前に資料を共有する
この４つのポイントを詳しくみていきましょう。
事前にスケジュールを決める
オフィスにいると、突然依頼を受けて、急に打ち合わせをすることがありますよね。
WEB会議の場合はそうはいきません。
皆、PCで仕事していることが多いので、すぐに対応できないこともないと思いますが、仕事をしている部屋だとそのまま自分の背景をWEB会議で表示するがちょっと難しい人もいますよね。
日本の住宅事情では仕方ないお宅も多いのではないかと思います。
また、家にいるとどうしてもご家族の対応、特にお子さんの対応が必要な時もあるので、たまたま離席していたりとかすぐに対応できない人も多いと思います。
そこで、WEB会議については、あらかじめきちんと日時を決めることが重要です。
毎日一定の同じ時間に設定するとか、あらかじめ日程を調整するとかお互いの環境を考慮した調整を行うようにしましょう。
WEB会議の背景の映像に気を付ける
WEB会議で映っている相手の画面の背景って結構気になりますよね。
自宅からで生活感があふれていたりすると、少し会議をやりにくかったりします。
ZOOMはじめ色々なツールを使っていますが、たいていの場合、仮想背景ということで、自分以外の背景を仮想の画像に設定できると思うので、仮想背景をセットすることをお勧めします。
ただ、PCの性能や設定によって、仮想背景が設定できない場合もあります。
その場合は、なるべく生活感のない白い影等がある部屋で参加するようにしましょう。
どうしても難しい場合は、あまり良いことではありませんが、カフェ等公共の場所を利用するのもありだと思います。
今は、カフェや公園等には人があまりいないので、最終の手段としては致し方ないかなとは思います。
コンサルタントの人が社内でWEB会議等する時に公共の場所から入る時は、クライアントの話が万一他の人に聞かれてもわからないよう、社名やコンサルティングの内容等はちょっとした暗号で話しています。
身だしなみを整える
在宅といえども仕事中です。
男女とも、スーツ、ジャケットを着る必要はありませんが、節度ある服装で参加するようにしましょう。
男性であれば、襟のついたシャツを着るとか、女性であれば普段オフィスに出勤しても問題ない程度の服装は着るようにしましょう。
また、よく寝ぐせが付いたような髪の毛で参加する人が稀にいますが、社内のWEB会議でも注意するようしましょう。
事前に資料を共有する
簡単な打ち合わせなら良いですが、ある程度まとまった内容を打ち合わせする際には、事前に打ち合わせ用の資料を共有するようにしましょう。
そうすることで、事前に内容を確認してもらったり、何を打ち合わせするかをあらかじめ理解してもらうとともに、各自の意見を整理することができるようになるので、WEB会議を効率的に進められるようになります。
少なくとも、事前に今日何を打ち合わせするのかのアジェンダは共有するようにしましょう。
2.WEB会議中編
会議中編でのポイントは以下になります。
- 遅刻しない
- 始まりを確認する
- 映像を共有する
- 発言しないときはミュートにする
- 資料を画面で共有する
- こそこそ話さない
- きちんと会議を終わらせる
この７つのポイントを詳しくみていきましょう。
遅刻しない
時々、普通に会議に２～３分遅れて参加してくる人いますよね。
WEB会議の場合は厳禁です。
必ず、時間の2～3分前にはオンラインにして、いつでも参加できるようにしておきましょう。
始まりに参加者を確認する
全員参加者がそろったら、まず、誰が参加しているのか確認しましょう。
時々、オフィスの会議室から複数人で参加している場合もあり、そういう場合は映像で顔が確認できない場合もありますので、どこから誰が一緒に参加しているかを共有しましょう。
全員の参加が確認出来たら、午前中であれば「おはようございます」、午後であれば「こんにちは」、夕方であれば「こんばんは」とあいさつしましょう。
その上で、打ち合わせのアジェンダ、終了時間を確認して打ち合わせを始めましょう。
映像を共有する
WEB会議の際には、極力、映像で顔を出すようにしましょう。
時々顔だしを拒む人もいますが、基本は顔を出して共有するようにしましょう。
最近は段々と皆さん顔出しにも慣れてきたようには思います。
相手の表情が分かるのと、分からないのとでは、会話をする際のストレスはかなり違います。
よほど特殊な事情がない限りは、基本は映像を共有して顔を出すことをおすすめします。
発言しないときはミュートにする
自分が発言をしないときは、なるべく音声をミュートにするようにしましょう。
細かい音を拾ったりして、無意識のうちにストレスになったりします。
また、できればイヤホンとイヤホン付属のマイクを使うことをもお勧めします。
周りの余計な音を拾わないので、PCにスピーカーとマイクはついていますが、イヤホンとイヤホン付属のマイクで参加された方がより良い環境でWEB会議に参加できると思います。
資料を画面で共有する
事前に送付した資料があれば、資料を共有しながら打ち合わせをするのが効率的です。
皆が同じページを共有しながら議論することをお勧めします。
また、議論の中で出てきた意見を、各ページにコメントを入力しながらWEB会議を進めるとより議論が深まると思います。
通信の関係などで聞きにくい場合などもあるので、なるべく議論の内容も読んで分かるようにしておくと、会議の後に「そういえばあそこでどんな話してたっけ？」ということになりません。
こそこそ話さない
オンサイトの会議でも、時々わきでこそこそ小声で話ししている人もいますが、そういうことはしないようにしましょう。
「どうやってこそこそ話すの？」って思われる人もいるかもしれません。
多くの会社ではチャットの仕組みが導入されています。
チャットを使って、裏で会議の意見交換をするような人もいますが、基本NGです。
また、同じ会議室から参加している場合も同じです、他の参加者から聞こえないところで、意見交換等をすることはやめましょう。
きちんと会議を終わらせる
打ち合わせが終わったら、きちんと最後を締めましょう。
物理的なオンサイトの打ち合わせだと、時間が来たからといってバラバラと席を立ってしまう人もいないことはないですが、最後をきちんと占めるようにしてください。
- 今日の議論の結論や決定事項を確認する
- 各人のTO DOを確認する
- 次回の打ち合わせの日程を確認する
などです。
また、最後には「お疲れ様でした」などの終わりのあいさつも忘れないようにしましょう。
3.事後編
最後に事後編のポイントをみていきましょう。
WEB会議の内容を共有する
WEB会議で決まったことを必ず共有するようにしましょう。
WEB会議の最後に確認した
- 決定事項
- TO DO
- 次回打ち合わせ日程
などを参加者とメール等で共有するようします。
また、WEB会議中にコメントを付けた資料も併せて送ると良いと思います。
4.まとめ
今までは、三々五々集まって会議を始めて、だらだらと議論をして、なんとなく終わっている会議って多かったのではないでしょうか。
WEB等でオンラインで会議をしてみて、そのあたり気づいた人も多いのではないかと思います。
これをきっかけに、働き方と合わせて、会議の仕方も効率的にして、生産性の向上を目指すことも重要だと思います。
また、WEB会議ではないですが、まだまだ在宅勤務時の労災等の対応が整っていない会社もあると思います。
勤怠はじめ労務管理や労働災害の予防や対応等も注意するようにしましょう。
在宅での仕事は結構ストレスも溜まると思いますが、心身ともに健康に働けるテレワークの仕方を工夫してみてください。
多くの人がテレワークの環境だとOffice365のTeamsはとても便利です。是非、活用してください。
テレワークの切り札! Office365 Teams 即効活用ガイド
この混乱の中、在宅勤務を始めた会社の方は是非読んでください。
見落としていることが結構あると思います。
一人で一日中仕事で誰とも話さないという人も多いようです。メンタルヘルスケアには注意しましょう。
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